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クレジットカードで支払った必要経費の経理処理の基本事項
株式会社のような法人、自営業者やフリーランスのような個人事業主は、1年に1回以上決算書を作成しなければなりません。決算書を作成するのは主に外部報告目的です。
株式会社だと、株主、銀行や仕入先などの債権者へ財政状態、経営成績、キャッシュ・フローの状況を報告する目的で財務諸表や計算書類と呼ばれる決算書を作成しなければなりません。また、税務申告のためにも決算書の作成が要求されます。
一方、個人事業主の場合は、主に所得税の確定申告のために決算書を作成しなければなりません。
企業実体の公準
法人が決算書を作成するための大前提として、法人と法人の所有者の会計を切り離さなければなりません。
株式会社の場合、会社の資産や負債と会社の所有者である株主の財産を明確に分離し、株主の財産が会社の資産や負債に混在しないように管理する必要があります。このような会社と会社の所有者の会計を分離する考え方を企業実体の公準といいます。
会社財産と株主の財産を明確にするためには、会社名義の銀行口座を開設することや会社名義での借入、会社名義での取引を行わなければなりません。株主個人の預金口座を使って、会社の金銭の出納が行われると、会社の取引なのか株主個人の取引なのか外部から判断しにくくなります。
会社の取引なのか株主個人の取引なのかを外部から把握できるようにするためには、会社の資産や負債は会社名義として管理し、株主個人の財産や借金が会社の会計に入りこまないように別で管理しなければなりません。
個人事業主も仕事と私生活の出納を分離する
個人事業主の場合も、仕事に使う資産や仕事上の借金は、私生活で使う預金口座やクレジットカードとは別にすることが望ましいです。
預金口座は個人名義の口座を使うことになるでしょうが、その場合も仕事上の出納は、私生活で使っている預金口座とは別にしておくべきです。仕事のための預金口座と私生活のための預金口座を一緒にしていると、私生活での支出を仕事上の支出として経理処理する危険がありますから、できるだけ仕事のための銀行口座と私生活のための銀行口座を持つようにしましょう。
クレジットカードも事業用カードを作っておく
法人の支出や個人事業主の支出を後払いにするためにクレジットカードを使う場合も、預金口座と同様に株主や個人事業主の私生活とは別に作っておきましょう。
法人の場合は、役員の出張旅費や交際費を法人用クレジットカードで決済することで、役員個人の私的な支出が法人の会計に混入することを防止できます。
また、個人事業主の場合も、事業用クレジットカードを持つことで、私生活でのカード払いと仕事でのカード払いを区別するのに便利です。特に個人事業主は、プライベートのクレジットカードで仕事上の経費の支払いをすると、カード会社からお叱りを受けるので注意しなければなりません。
法人の場合も個人事業主の場合も、業務上の支出と私生活の支出は明確に区別することが大切です。そのためにも、預金口座やクレジットカードは、業務用のものを作っておくことをおすすめします。