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未払金勘定にはクレジットカード払い用の補助科目を設定しておく
法人や個人事業主が、経費の支払いをクレジットカードで行う場合、カード代金が銀行口座から引き落としされるまでは未払金として残高が負債計上され続けます。
そして、カード代金が銀行口座から引き落とされると、振替額と同額、未払金残高が減少します。
全ての後払いを同じ未払金勘定で処理すると記帳漏れに気づきにくい
商品及び製品の製造に必要な原材料や部品を後払いで仕入れた場合には、帳簿上は買掛金処理されますが、その他の後払いは未払金処理されます。
仕入以外のどのような取引も、後払いであれば一つの未払金勘定で処理していると、本来あるべき未払金残高と帳簿上の未払金残高に食い違いが生じる可能性があります。
例えば、クレジットカード払いも未払金処理、水道光熱費の口座振替前の残高も未払金処理としていると、未払金勘定には、クレジットカード払いと水道光熱費の未払い分が混在します。このような状況では、消耗品などをクレジットカードで支払ったけども記帳し忘れていた場合に記帳漏れを把握しにくくなります。翌月にクレジットカードの請求書を見て記帳漏れに気づけば修正は容易ですが、数ヶ月後に未払金残高がおかしいと気付いた時にはどこで間違えたのかを探し出すのは困難です。
クレジットカード払いには補助科目を設定する
クレジットカード払いで発生した未払金をカード会社の請求書と照合して間違いがないかを確かめるためには、未払金勘定に補助科目を設定しておくのが便利です。
会計ソフトを使っているのであれば、未払金勘定の下に「未払金-クレジットカード」といった補助科目を設定します。そうすることで、未払金勘定の補助元帳として「未払金-クレジットカード」が作成されます。カード払いの記帳時には、貸方に「未払金-クレジットカード」を選択すれば、クレジットカード払い後の未決済残高がいくらあるのかを簡単に把握できるようになります。
そして、翌月にカード会社から請求書が送られてきたときにそこに記載されている請求合計額と「未払金-クレジットカード」勘定の前月末残高を照合します。両者が一致していれば、記帳漏れや記帳ミスがないことがわかります。両者が不一致であれば、何らかの記帳ミスがあるので、カード会社の請求明細を見ながら前月の「未払金-クレジットカード」勘定の取引内容を照合し消込を行っていきましょう。そうすれば、記帳漏れや金額の入力ミスなどを見つけ出せます。
また、請求明細と「未払金-クレジットカード」勘定との照合で、カード会社の請求ミスやクレジットカードの不正利用に気づくこともできます。
カード会社ごとに補助科目を作る
事業用のクレジットカードを2種類以上使っている場合には、クレジットカードごとに未払金勘定に補助科目を設定しましょう。
例えば、JCBブランドとVISAブランドの事業用クレジットカードを使っている場合には、「未払金-JCBクレジット」や「未払金-VISAカード」などといったように補助科目を用意しておきます。このようにすれば、JCBからの請求書は「未払金-JCBクレジット」勘定との照合、VISAからの請求書は「未払金-VISAカード」勘定との照合で容易に消込できます。
クレジットカードの締日は月末にする
補助元帳の合計金額とカード会社の合計請求金額との照合が可能になるのは、カード会社の締日が月末日になっている場合だけです。15日締や20日締などのように月末日以外の日が締日になっているとカード会社からの請求書の合計金額と補助元帳の前月末残高とが一致しません。
両者が一致していなくても、「未払金-クレジットカード」勘定の取引内容と請求明細に記載されているカード払いの取引を1件ずつ照合して行けば、記帳漏れや過剰請求に気づけます。しかし、締日が月末日以外だと請求書の合計金額と補助元帳の前月末残高との照合だけで両者の一致を確かめられないので、「未払金-クレジットカード」勘定の消込に手間がかかります。
締日が月末日以外になっているカード会社でも、締日を月末日に変更することは可能です。記帳の手間の省略、記帳ミスを減らすためにも、クレジットカードの締日は月末日にしておくことをおすすめします。